Control de autoridades
Control de autoridades, en biblioteconomía y en ciencia de la información,
es la práctica de instaurar y mantener el control de los materiales
bibliográficos del catálogo de una biblioteca. El control de autoridades
cumple dos funciones importantes: primero, que los catalogadores puedan
distinguir entre nombres semejantes o idénticos; segundo, que puedan
disponer de materiales que lógicamente están reunidos, aunque se
presentan de forma diferente.
El control de autoridades es el conjunto de procesos que crean,
unifican y actualizan los puntos de acceso de los catálogos
automatizados y muestra además las relaciones entre los distintos
puntos, de una forma normalizada. Su finalidad es facilitar la búsqueda,
identificación y recuperación de los documentos almacenados, evitando
confusiones y ahorrando tiempo al usuario. Para asegurar que las obras
de una determinada entidad corporativa o personal sean recuperadas
siempre que se realice una búsqueda, se deberá determinar el
encabezamiento y establecer la forma autorizada de este, siguiendo
también las convenciones y recomendaciones internacionales.
Por otra parte, Rocío Acosta cita a Schmierer y define al
control de autoridades como la operación que consiste en la
determinación de los puntos de acceso y en el registro de las decisiones
que se han tomado para su elección, y comprende tres actividades:
- La recopilación, registro y mantenimiento de los datos de autoridad.
- Verificación de dichos datos.
- La utilización de formas establecidas y autorizadas como puntos de acceso en el catálogo de la biblioteca.1
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Una herramienta profesional desaprovechada
Luis Rodríguez Yunta defiende que el catálogo de autoridades, además de una herramienta
profesional, puede tener un rol importante en la recuperación de
información. Se utiliza como ejemplo para subrayar cómo bibliotecas y
bases de datos documentales no han sabido o no han logrado poner en
juego todo su potencial en la sociedad del conocimiento.
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Estrategia de datos enlazados
Moira Downey escribe en su artículo como los datos enlazados son vistos como un modelo que anima a almacenar
metadatos sobre objetos digitales en bibliotecas, archivos y museos. Hay
una conexión entre las posibilidades que ofrecen los datos enlazados y
la evolución del control bibliográfico (la organización de materiales
librarios para facilitar el descubrimiento, gestión, identificación y
acceso). En el futuro este control bibliográfico será colaborativo,
descentralizado, internacional y basado en la web. Un
primer paso es que los nombres de entidades pasen de ser “cadenas” a
“cosas” (los datos ya no son una sucesión de caracteres, sino entidades
procesables por máquina e interoperables). Este cambio también puede
mitigar algunos de los aspectos más onerosos del control de autoridades
tradicional, reduciendo la necesidad de trabajo manual. Con el auge de
las bases de datos de autoridades de nombre en línea como la Library of
Congress Name Authority File (LCNAF) o Virtual International Authority
File (VIAF), una organización del trabajo que describe la entidad de
manera única utilizando URIs permitirá un control de autoridades a
través de una red interconectada. Sin embargo, el control de autoridades
cooperativa ha sido habitualmente poco utilizado por los repositorios
institucionales (IR). Esto se debe, entre otras causas, a que no hay
vocabularios para autores de ámbito local o para autores internos (por
ejemplo, autores de tesis). Este artículo explora los retos y
posibilidades que ofrecen los datos enlazados para el control de
autoridad de nombre en un RI concreto, el Duke Digital Repository (DDR).
El estudio buscó identificar una fuente de autoridad externa apropiada
para crear nombres, mejorar la desambiguación y el control de nombres e
integrar la información en iniciativas de gestión más amplias. Un paso
importante fue evolucionar de archivos de autoridad a identificadores de
autores. Para ello se asoció cada perfil a un número de identificación
único de 16 dígitos que serviría como base a un URI desde el que se
podía acceder a información acerca del investigador. Para hacer pública
la información se utilizó el modelo RDF. Una vez extraído un número
representativo para probar el sistema, se demostró que solo el 14% de
los autores incluidos en la basa de datos eran miembros de la Duke
University. Esto prueba que los RI deben estar preparados para recoger
información de investigadores externos. El trabajo que esto conllevaría
sobrepasa las posibilidades de una institución aislada. Por ello es
necesario el uso de sistemas como Open Researcher and Contributor
Identifier (ORCID), que permite la identificación colaborativa. La
utilización de datos enlazados también permitirá una mayor visibilidad
de la información creada en la propia institución, por lo que los
identificadores no se limitarán a las autoridades de persona.
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Reglas de control de autoridad
Para controlar el enlace de encabezados
bibliográficos y la corrección de términos preferentes mediante reglas,
debe tener uno de los siguientes roles:
- Catalogador
- Gerente de catálogo
- Administrador de catalogación
- Gestor de repositorio
- Administrador general del sistema
Las reglas de control de autoridad brindan más
control sobre cuándo se debe hacer el enlace de encabezados
bibliográficos y cuándo se debe omitir. También ofrecen mayor control
sobre el proceso de corrección de términos preferentes y los resultados
finales de la corrección de términos preferentes. Se puede acceder a un buen ejemplo de cómo se puede gestionar el control de autoridad en la
página de configuración de Reglas de Control de Autoridad de Exlibris.
Acceder aquí.